Instituição se torna referência na realização de eventos online e amplia número de alunos

Por Cintia Salomão

Eleita o terceiro think tank mais importante do mundo pelo Global Go To Think Tank Index Report da Universidade da Pensilvânia, a Fundação Getulio Vargas (FGV) se notabiliza pela profícua produção acadêmica. Além dos seus programas de graduação, mestrado e doutorado, referência no Brasil e no exterior, a FGV mantém uma intensa agenda de seminários, fóruns e palestras dedicados à disseminação do conhecimento. Uma marca notável da Fundação: nenhuma outra instituição trouxe tantos ganhadores de Prêmios Nobel ao Brasil.

Historicamente, quase todos esses eventos sempre foram realizados de forma presencial. Portanto, em março de 2020, com o início da pandemia, a FGV se viu diante do desafio de cancelar toda a programação já estabelecida para o ano e montar praticamente do zero todo um ecossistema digital para assegurar a continuidade de suas palestras e seminários. O que se viu a partir daí foi uma complexa – e bem-sucedida – operação de comunicação e marketing vinculada ao redesenho de funções de toda uma equipe de trabalho.

 

“Antes da pandemia, a FGV não havia realizado nenhum grande evento remoto. Tínhamos uma equipe dedicada a eventos presenciais. Existiam somente aulas online gravadas. Era necessário virar a chave de toda essa estrutura para uma nova realidade”

Marcos Facó, diretor de Comunicação & Marketing da FGV

“Tudo aconteceu de forma muito rápida. É importante relembrar que, em março de 2020, em questão de dois dias, todo o cenário e rotinas individuais e corporativas mudaram de maneira radical. Nesse momento, nos deparamos com vários desafios. Tínhamos uma equipe de nove pessoas dedicada à realização de eventos presenciais. Antes da pandemia, a FGV não havia realizado nenhum grande evento remoto. Existiam somente as aulas online assíncronas, ou seja, gravadas, e alguns momentos com interações síncronas. Era necessário virar a chave de toda essa estrutura para uma nova realidade”, diz o diretor de Comunicação & Marketing da FGV, Marcos Facó.

A FGV, então, dedicou-se a estudar as melhores soluções tecnológicas, que permitissem migrar toda a grade de eventos presenciais para o ambiente online com o maior número possível de participantes. A instituição acabaria optando pelo aplicativo Zoom, devido a sua escalabilidade, permitindo a presença simultânea de um número elevado de inscritos.

A equipe da área de eventos foi treinada para realizar seminários e palestras totalmente digitais. Os profissionais estudaram não apenas o uso da ferramenta, mas a experiência e o comportamento de palestrantes e participantes em uma plataforma digital.

ESTRATÉGIA

Hoje, com o mês de março de 2020 como um ponto já minúsculo no retrovisor, os passos para essa adaptação podem soar prosaicos. No entanto, naquele momento, a plataforma Zoom ainda era algo pouco familiar, mesmo para grandes corporações. “O sistema não era tão intuitivo na época. Todos tínhamos um tempo exíguo para nos adaptarmos a um ambiente pouco conhecido. Decidimos usar também o YouTube como plataforma. Mais à frente, o LinkedIn passou a oferecer a transmissão de eventos virtuais; também começamos a adotar essa rede social para a transmissão dos eventos”, diz Facó.

O resultado obtido com o uso das três plataformas foi surpreendente para a tradicional instituição de ensino. Ao agregar três plataformas para a realização dos eventos − Zoom, YouTube e LinkedIn –, a FGV multiplicou consideravelmente a audiência de seus eventos. Houve palestras com mais de 12 mil participantes do Brasil inteiro. O modelo digital permitiu também a realização de seminários bilíngues, ampliando o alcance para outros países que, até então, não eram impactados pela gama de eventos da FGV.

A superintendente de Comunicação da FGV, Marise Lemos, descreve como uma “operação de guerra” a implantação de todo um departamento voltado para eventos online em um tempo exíguo: “Criamos toda uma estrutura do zero, com script de atendimento, treinamento constante, manual de boas práticas, guia de formatos de eventos online específico para a FGV, link de inscrição, calendário, tudo feito à medida da nossa realidade. Analisamos a concorrência e não havia ninguém, nem no Brasil, nem no mundo, que realizasse webinar como a FGV, com a nossa audiência qualificada e na escala que fazemos. Houve dia em que realizamos 10 webinars, com temas diferentes.” A FGV chegou a atingir o primeiro lugar mundial no Google Trends na busca de webinar.

A ampliação e a diversificação do público também estão entre os principais pontos positivos do modelo de eventos virtuais. Antes, um seminário sobre Direto realizado na capital fluminense, por exemplo, poderia atrair somente pessoas com disponibilidade de se deslocar até o local do evento, no Rio de Janeiro. Com os webinar, pessoas de todas as regiões do Brasil podem acompanhar os palestrantes.

Esse novo modelo exigiu também ajustes na estratégia de comunicação dos eventos. O foco, historicamente regional por razões óbvias, passou a ter uma amplitude nacional. Hoje, além do trabalho de divulgação pela imprensa, a FGV recorre aos impulsionamentos no Facebook e no LinkedIn para disseminar sua agenda de eventos e espraiar seu alcance para todo o país.

Os números trazem os dividendos de toda a estratégia: em média, mensalmente, três mil novas pessoas têm se cadastrado na base da FGV. Outro indicador é ainda mais relevante: o número de conversões de participantes dos eventos em matrículas nos cursos da Fundação cresceu 50% desde o início da pandemia.

“Cerca de 14% dos inscritos nos webinars se transformam em alunos dos nossos cursos. O grande divisor de águas é que conseguimos atingir um público mais amplo, de outras regiões. Essa mudança de cenário trouxe um resultado positivo de grande expressão. O mais interessante é que disponibilizamos todo o conteúdo no YouTube, e a pessoa pode acessá-lo a qualquer momento, mesmo que saia do webinar antes da conclusão”, afirma Marcos Facó.

E como será o pós-pandemia?

A FGV vislumbra três modelos para a sua programação de eventos ao fim da pandemia da Covid-19: presencial, híbrido e totalmente online, com predomínio deste último. “O modelo virtual veio para ficar, com todas as suas comodidades e vantagens, como a amplificação do acesso. Com os eventos online, a FGV reforça seu compromisso com a democratização do conhecimento”, afirma Facó.

FGV cria guia próprio de boas práticas para webinar

Novos tempos, novos códigos. A FGV teve o cuidado de elaborar o Guia de Boas Práticas para Webinar, com orientações importantes para evitar ruídos e gafes, garantindo a qualidade do evento. O manual contém indicações que vão desde a vestimenta a cuidados com a postura e quanto ao uso de aplicativos. Recomenda, por exemplo, evitar roupas listradas, com xadrez ou com cores muito fortes que contrastem com a luz local. O palestrante deve retirar as notificações sonoras de dispositivos de mensagem, como o WhatsApp Web, e manter seu telefone celular em modo silencioso. Na hora da transmissão, o recomendado é olhar para a lente da câmera e não para a tela, a fim de gerar mais conexão com o público.

RESULTADOS

− Em 2020, foram realizados 800 webinars, enquanto os eventos presenciais eram em média 600, antes da pandemia.

− Centenas de milhares de pessoas participam dos eventos online e gratuitos. Alguns webinars ultrapassaram um público de 12 mil, enquanto a capacidade máxima do evento presencial era de 300 pessoas por auditório.

− A equipe de eventos foi mantida não apenas durante a pandemia, mas ampliada, com a contratação de dois profissionais.

− A quantidade de usuários cadastrados (leads) no último ano (2020/2021) aumentou 63% em comparação ao período anterior (2019/2020), passando de 55.981 para 91.277.

− O volume de inscritos no último período (2020/2021) aumentou 86% em comparação ao período anterior (2019/2020), passando de 21.888 para 40.892.

− O total de matriculados no último período (2020/2021) aumentou 52% em comparação ao período anterior (2019/2020), passando de 19.898 para 30.230.

− A FGV se tornou referência na realização de webinar e conduziu um seminário especialmente voltado para o Exército Brasileiro, sobre como organizar eventos virtuais.