O que fazer quando as rotas de entrega de sua empresa se sobrepõem e você precisa economizar combustível e tempo de circulação? A Royal Canin, fabricante de alimentos para gatos e cães, buscou uma ferramenta de roteirização que trouxe mais racionalização para a malha e bons resultados para o negócio.

Desafio

No início de 2016, a Royal Canin precisou encontrar um novo caminho do ponto de vista de distribuição para os clientes. Havia uma crise econômica, acrescida de dificuldades por conta do aumento dos preços dos combustíveis e a empresa buscava melhorar o nível de serviço das entregas, visando aumentar a satisfação dos clientes. Além disso, faltava eficiência no processo, que não conseguia impedir que dois veículos se cruzassem na mesma região, próximo aos clientes. Uma ferramenta de roteirização para planejar traçados eficientes e inteligentes tornou-se necessidade fundamental para aprimorar os serviços operacionais.

A solução chegou após uma pesquisa por ferramentas do mercado. A empresa fez mais de uma tentativa para encontrar um sistema eficaz, já que a primeira escolha foi descartada. Partiram, então, para a RoutEasy – empresa recém-criada que estava buscando o mercado.

Como a Royal Canin não tinha budget para o projeto, o acordo com a startup começou sem contrato, numa parceria que trouxe benefícios para as duas empresas: a Royal Canin ganhou com o baixo custo de implementação e a RoutEasy, com a força da marca na carteira de clientes. O projeto piloto foi realizado no antigo centro de distribuição de Campinas, com 150 entregas por dia em cinco veículos, para testar o funcionamento da ferramenta, já em 2016.

A Royal Canin, no entanto, tropeçou em um grande obstáculo. A RoutEasy não possuía ainda um painel de monitoramento, equipamento de grande necessidade para o funcionamento do projeto: sem esse instrumento não seria possível ter visibilidade total da operação, e a empresa não poderia acompanhar o motorista nas rotas sinalizadas pelo algoritmo.

Para poder atuar de maneira efetiva, a RoutEasy decidiu desenvolver o equipamento de acompanhamento e, para isso, transformou a Royal Canin em laboratório. Começou, então, uma jornada de desenvolvimento da ferramenta, com feedbacks e testes na operação. Através dessa troca de informação entre as empresas, a ferramenta ganhou robustez, fortalecendo também a parceria entre elas. Em pouco tempo, em abril de 2016, foi desenvolvido o painel de monitoramento das entregas.

Com a aprovação do projeto piloto, o serviço foi estendido, inicialmente, para todas as operações diretas da Royal Canin Brasil. Diante do cenário satisfatório, a ferramenta foi replicada em outras unidades da empresa no Brasil. Hoje o sistema está nos três centros de distribuição e no escritório corporativo em São Paulo: um Hub em Descalvado (SP), onde também fica a fábrica; um centro de distribuição em Cajamar (SP) e outro em Queimados (RJ). Isso significa que são cerca de 350 cidades envolvidas com o equipamento, com mais de 15 mil entregas por mês e com todo o processo logístico passando pela ferramenta.

O sistema

No processo da Royal Canin, a RoutEasy começa a atuar logo após os pedidos dos clientes serem transmitidos para a área logística. A partir daí, é realizada a roteirização usando inteligência artificial e otimização das encomendas, que serão entregues no dia seguinte. Os motoristas, então, são acionados via aplicativo para suas rotas.

O software funciona com uma plataforma em nuvem, adaptada ao modelo da operação e que pode ser integrada a outros sistemas para auxiliar a logística em todas as etapas do planejamento até a finalização do serviço no cliente. Agora, a RoutEasy proporciona visibilidade total para a operação da Royal Canin, que começa o dia com as rotas determinadas de cada caminhão, atendendo os clientes com mais agilidade.

A implantação do sistema foi muito rápida, realizada em apenas uma semana, mas os resultados começaram a aparecer três meses depois porque foi necessário ajustar parâmetros e capacitar e engajar a equipe de entregas. Alguns colaboradores apresentaram certa resistência para utilizar a ferramenta e, em alguns casos, houve ainda dificuldade para usar um aplicativo no celular.

O treinamento acabou virando um programa. Chamado de Corrida Maluca, o processo de capacitação e treinamento com os motoristas e ajudantes é contínuo, realizado a cada três meses para a equipe de entrega, levando em consideração a rotatividade de colaboradores e um perfil de baixa escolaridade. Além dos motoristas, o treinamento envolve os coordenadores das transportadoras, mas está temporariamente interrompido por conta da pandemia da Covid-19.

O programa também faz uma avaliação das melhores performances, engajando os motoristas com os resultados. Os vencedores, além do reconhecimento, recebem um voucher. São analisados o percentual de encomendas dentro do prazo; devoluções e entregas não realizadas por responsabilidade do transportador (faltas ou avarias de produtos); a utilização correta do APP RoutEasy; e a eficiência dos motoristas, via aplicativo ao término de cada entrega. Com isso, os talentos são identificados, enquanto o trabalho pode ser reforçado com os motoristas de baixa perfomance.

Para vencer a resistência inicial em usar a ferramenta, foi preciso realizar um trabalho de convencimento, uma vez que, com a roteirização e monitoramento, o motorista não pode sair da rota. Costumes como almoçar em um determinado restaurante que serve feijoada às sextas-feiras, por exemplo, tiveram de ser abolidos, por não coincidirem com o caminho que foi roteirizado naquele dia.

“Se ele desviar do caminho, o monitoramento vai perguntar o que ele está fazendo ali. A empresa enfrentou uma resistência muito forte da equipe de entrega para a utilização da ferramenta. A estratégia foi reconhecer os motoristas, mostrar que eles vão ser beneficiados. A cada três meses a gente reconhece e premia nossos motoristas”, explica Sandro Roelli, gerente de Supply Chain da Royal Canin.

Resultados

A empresa ganhou maior eficiência nas entregas, controle total da equipe de campo, maior agilidade na tomada de decisão em caso de problemas, otimização dos custos com fretes e maior nível de serviço. Além da captação dos feedbacks dos clientes a cada entrega, através da pesquisa de satisfação, possibilitando a melhoria contínua dos processos.

  • Entregas no prazo – Um dos grandes resultados foi no número de serviços. O “on time delivery” aumentou 11 pontos percentuais. Ou seja, 98% das entregas são realizadas dentro do prazo acordado com os clientes, contra os 87% registrados antes da utilização da ferramenta. “Este número, 98%, é um benchmarking de mercado. São ganhos qualitativos que a ferramenta trouxe para a empresa”, informa Roelli.
  • Nível de satisfação – Com o aumento do percentual de entregas no prazo, aumentou também o nível de satisfação dos clientes, que subiu de 54% para 87%. “Os clientes recebem serviço de melhor nível e maior qualidade das entregas, visibilidade da previsão de chegada da mercadoria através do link de acompanhamento assim que o caminhão sai, e um canal direto entre clientes e a logística através da pesquisa de satisfação”, resume o executivo.
  • Solução de problemas – O sistema de roteirização trouxe também agilidade nas respostas em caso de contratempos. No passado, o cliente levava até 72 horas para solucionar um problema. Atualmente, o painel de monitoramento responde on-line ao cliente, na hora, contribuindo para a elevação do nível de satisfação. “Ao focar no atendimento e a resolução dos problemas rapidamente, por meio da ferramenta da RoutEasy, ajudamos não apenas o setor de logística, como toda a área de vendas”, afirma Roelli.
  • Redução da quilometragem rodada – Em 2017, a empresa começou a desenvolver relatórios. E, com a aplicação do sistema, foi possível segregar melhor os veículos e reduzir a quilometragem rodada. A empresa reduziu em 6% a distância percorrida e aumentou a ocupação dos transportes, carregando 13% a mais de carga, gerando redução de custo. A roteirização otimiza o caminho, sempre na busca do trecho mais curto, mais rápido, mais eficiente. Com a rota encurtada, a equipe de entrega termina mais cedo. Isso possibilita aumentar a quantidade de entregas por veículo, resultando em um grande ganho para a área de logística.
  • Ganhos em sustentabilidade – O caminhão mais cheio gera um ganho importante na questão da sustentabilidade. Com menos carros rodando, há uma redução de 12% na emissão de gás carbônico CO2. A nova ferramenta evitou um crescimento de 9% no custo de frete e ainda baixou em 32% o retorno por problemas de logística.
  • Retorno financeiro – A última apuração, em 2019, revelou que o custo evitado com frete de distribuição chegou a quase US$ 550 mil desde o início da parceria, em 2016, o que soma mais de R$ 3 milhões.

A Royal Canin

Nascida pelas mãos de um médico veterinário em 1968 para cuidar da saúde de gatos e cães através da nutrição, a Royal Canin está há 30 anos no Brasil, baseada em Descalvado, no interior de São Paulo. No mercado brasileiro, a marca disponibiliza cerca de 300 produtos, incluindo os específicos para raças, portes, idades, necessidades específicas, cuidados especiais e auxiliares no tratamento de algumas doenças.

A multinacional está presente em 92 países, possui 16 fábricas no mundo e, em 2002, passou a fazer parte da Mars, Incorporated, líder mundial em alimentos para animais de estimação, além de proprietária de diversas marcas, como Uncle Ben’s e os chocolates M&M’s, Snickers, entre outros.

Em 2019, o projeto com a RoutEasy chegou às finais globais do programa “Make the difference” da Mars, de reconhecimento de iniciativas que agregam valor para a organização. Entre os 17 mil projetos mundiais apresentados, a Royal Canin ficou na lista dos 60 melhores. “Isso demonstra o valor que a parceria com a RoutEasy agregou para a nossa organização”, conclui Roelli.

A RoutEasy

A RoutEasy foi criada a partir do algoritmo de roteirização do projeto de mestrado de Caio Reina – CEO da empresa – na Poli/USP. O objetivo do trabalho era estudar diversas metodologias de resolução para o problema de roteirização, testar e implementar uma delas. O projeto utilizou uma abordagem de resolução baseada em inteligência artificial capaz de se adaptar às diferentes configurações de restrições e regras de negócio.

Hoje, a empresa, sediada em São Paulo, trabalha com solução de roteirização de logística baseada em inteligência artificial (IA) focada nas operações last mile, referentes à etapa em que a mercadoria sai do centro de distribuição para o destino final. O algoritmo analisa informações como peso e tamanho das cargas, destinos e disponibilidade de veículos. A partir delas, define rotas mais eficientes.

O foco nos segmentos de transportadoras, indústrias, e-commerce e serviços garante mais produtividade aos veículos, controle da frota em tempo real e gestão da operação baseada em dados. “Nossa solução, focada nas operações de last mile, beneficia os negócios com aumento de performance e permite mais visibilidade para a operação e para os clientes finais”, garante o CEO da RoutEasy.

Na prática, o algoritmo oferecido facilita a roteirização de entregas ou trajetos para o dia seguinte, então, qualquer empresa que tenha essa necessidade, pode utilizar a plataforma. Hoje, a RoutEasy atende a 250 pequenas, médias e grandes empresas, incluindo nomes como Mercado Livre, Royal Canin e Light.