A dispersão geográfica entre filiais, departamentos e colaboradores deixou de ser uma problemática para se trabalhar a educação nas organizações. Ao contrário, as novas tecnologias trouxeram formas diversas de comunicação remota. O Grupo Sabemi, em 2013, aceitou o desafio de conectar colaboradores em regiões distantes e atender de forma rápida e qualificada às demandas internas oriundas das operações do negócio e de desenvolvimento técnico e comportamental das equipes de vendas. A empresa implantou a Educação a Distância (EAD) em seu processo de capacitação e desenvolvimento de 100% da equipe de vendas. Por meio da análise de conteúdo e pesquisa bibliográfica, verificaram-se diversas vantagens que a metodologia proporcionou, tais como a redução de custos, o maior atingimento do público-alvo em menor espaço de tempo, a percepção da importância da educação no dia a dia das equipes de vendas e o desenvolvimento de competências técnicas e comportamentais dos colaboradores.

ESTRATÉGIA DE EXPANSÃO: O CANAL LOJAS

Com o objetivo de alavancar suas vendas nos produtos de Assistência Financeira e Seguros, o Grupo Sabemi inaugurou em 2012 o seu Canal Lojas, através do qual teve um aumento considerável no número de colaboradores entre os anos de 2012 e 2013. Desde sua inauguração, o Canal Lojas pôde contar com um programa sólido de capacitação. Iniciado em agosto de 2012, o Atendimento Líder em Vendas e Operações (Alvo), tinha o objetivo de integrar os novos supervisores e vendedores ao Grupo Sabemi em suas operações de negócio. O programa contava com uma equipe de facilitadores internos e a parceria de uma consultoria externa especializada no desenvolvimento de competências relacionadas às rotinas comerciais. O programa contemplou 13 edições, as quais reuniram supervisores de lojas e vendedores de diversas regiões do Brasil para um encontro presencial de quatro dias na sede do Grupo Sabemi, em Porto Alegre. Durante suas edições, foram capacitados 314 colaboradores do Canal Lojas, sendo este responsável por 8.736 horas de capacitação presencial.

O programa capacitava aproximadamente 22% do Canal Lojas em cada uma de suas edições, contemplando os colaboradores admitidos nos períodos paralelos à realização da capacitação. Porém, para subsidiar esse resultado, a empresa investia aproximadamente R$ 45 mil em cada edição, valor referente às despesas de voo, hospedagem, alimentação dos participantes, consultoria externa e impressão de materiais didáticos. No total, o Grupo Sabemi investiu mais de R$ 585 mil de agosto de 2012 a abril de 2014.

Integrando ainda esse processo de capacitação e desenvolvimento, a equipe de T&D contava com uma especialista de Recursos Humanos que atuava de forma presencial em todas as filiais do Grupo onde, em rota de viagens, realizava tanto capacitações presenciais pontuais, como o mapeamento de necessidade de desenvolvimento técnico e comportamental das equipes de vendas. Esta ação in loco correspondia a um investimento de aproximadamente R$ 7.800,00 por mês.

O PRIMEIRO MOVIMENTO DE EAD

Por contar com parceiros financeiros e atuar com diversos órgãos públicos, o Grupo Sabemi passa constantemente por diversas modificações em suas regras de operações. Para sustentar-se no negócio e planejar novos patamares, a companhia possui necessidades expressas de atualização e realização de ações para conscientização sobre as estratégias de negócio entre seus colaboradores.

Diante desse cenário, a área de Recursos Humanos e a diretoria, estudaram a melhor forma de respeitar o tempo e o espaço dos colaboradores, dando-lhes maior autonomia e agilidade no processo de capacitação e atualização de conhecimentos. Levantou-se a possibilidade de implementar um projeto que objetivasse criar um espaço que promovesse a aprendizagem e permitisse a disseminação do capital intelectual na organização.

Analisando o aspecto de que o Grupo Sabemi fomentava uma cultura digital através do uso da Intranet e dos seus canais de comunicação voltados aos colaboradores, fornecendo e estimulando a pesquisa pela informação e busca de conhecimento, em novembro de 2012 a equipe de T&D realizou uma série de estudos com fornecedores e benchmarking com algumas empresas. Esses estudos despertaram o interesse pelo Grupo Sabemi em modificar sua metodologia de atuação na capacitação do seu pessoal, em que o e-learrning complementaria a modalidade presencial.

Contando com a parceria do fornecedor Senac-RS (Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial), a equipe de T&D teve um assessoramento na avaliação e adequações necessárias ao projeto de educação a distância, em que realizaram a aplicação de questionários orientados, entrevistas presenciais e virtuais e reuniões de avaliação e validação do andamento do projeto.

Por se tratar de um projeto piloto e pela estratégia de investimento da área de Recursos Humanos em relação à capacitação do Canal Lojas, optou-se pela utilização da plataforma Moodle (Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment – Ambiente Modular de Aprendizagem Dinâmica Orientada a Objetos). O Moodle trata-se de uma plataforma de aprendizagem a distância baseada em software livre. Tecnicamente, é uma aplicação Web que necessita de um servidor central em uma rede IP (que abriga os scripts, softwares, diretórios, bancos de dados etc.) e de clientes de acesso a um ambiente virtual (que é visualizado através de qualquer navegador da Web, como Internet Explorer, Google Chrome, Firefox etc.). O Moodle adota o padrão SCORM (Sharable Content Object Reference Model) de interoperacionalidade, o que garante a exportação e importação de conteúdos, e a mudança relativamente fácil para outras plataformas LMS (Learning Management System) ou CMS (Course Management System) que obedeçam ao mesmo padrão.

E-LEARNING: A EVOLUÇÃO DA EDUCAÇÃO A DISTÂNCIA

A Educação a Distância é uma modalidade adequada e desejável para atender às novas demandas educacionais decorrentes das mudanças na ordem econômica mundial, pois tem como características predominantes a flexibilidade, que possibilita ao aluno vivenciar a experiência educativa de acordo com sua disponibilidade de tempo e local; a autonomia do estudante, colocando o processo de ensino e aprendizagem nas mãos do aluno, gerando maior eficiência e flexibilidade na construção do conhecimento; a aproximação entre aluno e professor separados pela distância física em uma nova experiência regida pelo espaço virtual e pela interatividade; e o processo de ensino e aprendizagem mediados pela Web e pelo computador, também denominado E-learning.

Essa modalidade de ensino é vantajosa tanto para os participantes quanto para a organização, haja vista o tempo que o colaborador investe fora do ambiente de trabalho para aprender ser menor se comparado com o treinamento presencial (Anuário E-learning Brasil, 2008). De fato, o e-learning trás impacto direto na produtividade dos colaboradores, com uma significativa redução de custos com treinamento e um melhor gerenciamento de pessoal. A aprendizagem acelerada e a reciclagem contínua do conhecimento aparecem com forte destaque nessa modalidade, uma vez que capacita maior número de colaboradores em períodos mais frequentes. Também proporciona redução de custos de viagens, uso produtivo do tempo e entrega de informações consistentes a toda empresa.

O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO DA NOVA METODOLOGIA

Em março de 2013, foi lançado o ambiente virtual de aprendizagem do Grupo Sabemi, sendo apoiado por ampla divulgação, conduzida pelo departamento de comunicação interna e endomarketing para todos os colaboradores do Canal Lojas. Além de conhecer a ferramenta através dos meios de comunicação, todos os colaboradores participaram de teleconferências com os responsáveis pelo projeto para a apresentação das políticas e práticas de EAD no Grupo.

O processo de implantação contemplou dois cursos piloto: Integração Institucional e Técnicas de Vendas. As aulas foram aplicadas em 10 turmas administradas de maio a dezembro de 2013, em que se capacitou 100% da equipe do Canal Lojas, o que corresponde a aproximadamente 470 horas de treinamento na modalidade online. O feedback constante  conduzido pela equipe de T&D apresentou a satisfação dos colaboradores envolvidos neste processo:

Com base nos resultados mencionados e, em paralelo à aplicação dos cursos piloto e as ações de capacitações presenciais do Canal Lojas, deu-se continuidade a segunda etapa do projeto de implantação da EAD. Esta, por sua vez, tinha como objetivo a adaptação do programa Alvo para a metodologia e-learning, em que resultou no desenvolvimento de 10 cursos online.

Na sequência, foram selecionados e capacitados os tutores responsáveis pelo suporte ao conteúdo de cada um dos cursos, conforme seu nível de conhecimento no tema em questão e suas habilidades comportamentais de interagir com os colaboradores, por vezes alunos, em um ambiente virtual de aprendizagem.

A equipe de T&D ganhou expertise na modalidade e desenvolveu internamente mais oito cursos, o que resultou na disponibilização de 20 cursos online no ano de 2014, distribuídos em quatro estruturas de formação: Formação Inicial, Formação Técnica, Formação Profissional e Formação em Gestão de Equipes e Liderança.

O PRIMEIRO ANO DE RESULTADOS

Os cursos disponibilizados na plataforma de Educação a Distância permitiram que o RH avaliasse o desempenho da metodologia no aspecto técnico e comportamental. Os indicadores gerenciais implementados para esse processo e os feedbacks pontuais conduzidos com cada uma das filiais que participaram do processo de capacitação online forneceram uma avaliação quantitativa e qualitativa da EAD no Grupo. No primeiro ano de condução da nova metodologia, foram constatados os seguintes resultados:

Gráfico 1 – Acompanhamento de colaboradores capacitados por trimestre por modalidade de ensino – Canal Lojas (2012 a 2014)

No gráfico 1 pode-se observar claramente o desempenho da EAD desde sua implantação para todo o Canal Lojas desde o 2º trimestre de 2013. Somente em 2014, o Grupo Sabemi capacitou 264 colaboradores na modalidade online, correspondendo a aproximadamente 2.687 horas, enquanto que na modalidade presencial foram capacitados 207 colaboradores, correspondendo a 3.176 horas.

O gráfico apresenta mais explicitamente esse desempenho em relação ao percentual de colaboradores capacitados em cada uma das modalidades.

Gráfico 1 – Percentual de colaboradores capacitados por modalidade de ensino – Canal Lojas (2012 a 2014)

Os resultados mostram que a modalidade e-learning, associada a tecnologias interativas e com a utilização de meios adequados de comunicação de massa, a qual foi utilizada pelo Grupo Sabemi, atinge grandes quantidades de pessoas e um público de regiões diferentes dentro de um mesmo país.

Outra vantagem percebida, citada por diversos autores, foi em relação à redução de custos em capacitação. O Grupo Sabemi capacitou, em 2014, um total de 264 colaboradores com um investimento de R$ 97 mil (valor referente à implantação da metodologia de ensino e desenvolvimento dos cursos online relacionados ao programa Alvo). Enquanto na modalidade presencial, a empresa só capacitou 207 colaboradores com um investimento de R$ 423 mil (em que 87,5% do custo está relacionado a despesas de viagem, alimentação e hospedagem).

Considerando que grande parte da qualidade do e-learning depende das funções do tutor que acompanha e avalia o processo de ensino-aprendizagem, exercendo papéis de conselheiro e mentor, orientador e avaliador, esse papel foi imprescindível para o sucesso do primeiro ano de EAD no Grupo Sabemi.

O NOVO CENÁRIO DE 2015

Em 2014, o Grupo Sabemi realizou o redesenho do seu planejamento estratégico, com o objetivo de transformá-lo em ações capazes de conduzir a Sabemi ao alcance dos resultados almejados. O Grupo possui um forte monitoramento do seu desempenho, feito por meio de uma série de indicadores que especificam metas ousadas, as quais sustentarão o crescimento da companhia até 2020. Essa reestruturação do planejamento estratégico incluiu diversas análises de mercado e identificações de oportunidades, pautadas pela lógica de fazer mais com menos.

Essas avaliações resultaram em uma série de mudanças na organização, tais como o fechamento de 20 lojas próprias, o direcionamento do foco a Business Intelligence (BI) para excelência da gestão e o investimento na EAD para qualificar as operações das unidades mantidas, com custos mais compatíveis.

Após a experiência nos anos de 2013 e 2014 com a utilização do Moodle, foram verificados alguns fatores importantes para o desempenho da gestão de Educação a Distância do Grupo, principalmente no que permeava a controles, relatórios e indicadores, que nesse período exigiam um grande trabalho manual. Com isso, a área de Recursos Humanos e a diretoria do Grupo decidiram ousar em 2015 e investir fortemente na modalidade, principalmente nos quesitos voltados a tecnologia e ampliação da cultura dessa modalidade de ensino.

A NOVA PLATAFORMA: ACADEMIA SABEMI

Uma das mudanças culturais no Grupo Sabemi foi o fato do aprendizado ir até o ambiente de trabalho das equipes de vendas. Nesse contexto, surgiu em 2015, a Academia Sabemi, com o objetivo de alinhar estratégias e negócios com o desenvolvimento dos colaboradores, através da educação contínua direcionada a formação técnica e comportamental de seus profissionais. Propõe trabalhar ativamente uma cultura de aprendizado em todo Canal Lojas, onde o e-learning é adotado como uma atividade fundamental para o desempenho das filiais e que, de fato, impacte no atingimento do resultado de cada um dos colaboradores. Para promover essa ação de forma eficiente e eficaz, se fez necessária a mudança para uma plataforma que permitisse uma gestão mais completa do processo de aprendizado do Grupo Sabemi.

Depois de realizado um novo benchmarking, agora com foco em empresas especializadas na gestão de Learning Management System (LMS), o Grupo Sabemi optou pela solução oferecida na Web. A nova plataforma ofereceu à equipe de vendas:

  • Um novo designer com maior interação e facilidade de acesso aos cursos e informações, com tutorial eletrônico para ajudar o colaborador a utilizar o LMS;
  • Envio automático de avisos referentes às inscrições em turmas, acessos a atividades, prazos e demais ações de follow-up, assim como certificado automático após a conclusão e aprovação nos cursos online e presenciais;
  • Histórico de capacitações e ferramentas de tutoria, tais como chat, fóruns de discussão, newsletters, entre outras;
  • E as trilhas de aprendizagem, que representam tal como o estabelecimento de uma rota de navegação, onde cada profissional têm um mapa de oportunidades disponíveis para que se escolha qual caminho seguir e aonde quer chegar.

Após a implantação da Academia Sabemi em 2015, o Grupo Sabemi permaneceu mantendo um desempenho satisfatório nas ações de Educação a Distância, capacitando constantemente a equipe do Canal Lojas com um investimento muito inferior a modalidade presencial.

Em 2105, também se investiu na aquisição da ferramenta Cloud Studio, um software de autoria de conteúdos para e-learning. Essa aquisição e a especialização da equipe de T&D no desenvolvimento de conteúdo fizeram com que o Grupo Sabemi aumentasse em 147% a disponibilização de conteúdos online em formato Scorm, chegando a dezembro de 2016 com 50 cursos em sua LMS. Além disso, foram disponibilizadas para o Canal Lojas as mídias digitais, ambiente onde mensalmente são postados artigos, reportagens, vídeos e materiais para leitura e reflexão, referentes aos mais diversos assuntos que permeiam o mundo das vendas e desenvolvimento profissional.

Até dezembro de 2016, foi disponibilizado um acervo de 336 mídias, as quais puderam ser acessadas e comentadas pelos colaboradores, gerando a interação e o compartilhamento de conhecimento. Por intermédio do ambiente virtual, os colaboradores puderam não só trocar informações, mas verdadeiramente pensar juntos, pôr em comum suas memórias e aprendizagem.

Com essas e outras significativas mudanças em seu ambiente virtual de aprendizagem, a área de RH definiu e conduziu estratégias para garantir um clima ativo de aprendizado.  Apesar da afirmativa de que “cada colaborador é responsável por seu aprendizado”, o RH considera e incentiva que os supervisores de lojas sejam os responsáveis pelo aprendizado de suas equipes.

Apesar de ser um tema novo em termos empresariais, o processo de e-learning já possui uma ampla revisão bibliográfica e também diversos cases organizacionais que possibilitam analisar sua filosofia, sua estruturação e seu modo de funcionamento. Analisando os resultados quantitativos e qualitativos referentes à implantação dessa metodologia de ensino, ficam notórios os excelentes resultados ao longo dos últimos anos de Educação a Distância no Grupo Sabemi.

CONTEXTO ORGANIZACIONAL

A Sabemi participações S.A. (Grupo Sabemi) é uma holding composta por quatro empresas que atuam de forma integrada e complementar para colocar à disposição de servidores públicos municipais, estaduais, federais e oficiais das Forças Armadas, seguros de pessoas e assistência financeira (empréstimo consignado), dedicando-se, ainda, à estruturação de Fundos de Investimento em Direitos Creditórios (FIDC). Sediada em Porto Alegre, a empresa foi fundada em 1973 pelo atual presidente do Conselho de Administração e diretor-presidente do Grupo Sabemi, Antônio Tulio Lima Severo.

Atualmente, com mais de 600 mil clientes em seguros de vida, prestamista e de acidentes pessoais, a empresa mantém 38 filiais em 23 estados brasileiros e no Distrito Federal, com cerca de 625 colaboradores. Seus produtos são comercializados por meio de 643 pontos de distribuição, formados por correspondentes bancários e corretores de seguro.